О системе Iris CRM

Единая база клиентов

Ваши сотрудники вносят информацию о клиентах с разных компьютеров и эта информация попадает в Вашу единую базу данных CRM. Согласно настройкам прав доступа к этим данным могут иметь доступ различные сотрудники.

  • База компаний. В разделе Компании собирается вся информация по компаниям, с которыми Вы взаимодействуете. Тут хранится информация не только по клиентам, но и по партнерам, поставщикам, подрядчикам, конкурентам и по другим компаниям. Из карточки компании также доступна вся связанная с компанией информация. Например, список контактных лиц компании или история заказов.

  • База контактных лиц. Информация о сотрудниках компаний хранится в отдельном разделе Контакты. Таким образом, учет клиентов ведется в разделах Контакты и Компании, которые связаны между собой.

  • Взаимосвязи. Для учета взаимосвязей клиентов Вы можете отметить связи между компаниями и связи между контактными лицами. Например, можно указать, какие компании находятся в партнерских отношениях, какие организации являются дочерними, а какие — головными. Можно также указать, например, кто из ваших клиентов находятся в дружеских отношениях.

  • Сегментация. Для сегментации базы клиентов предусмотрено несколько мощных инструментов.

    • Фильтры. Вы одним щелчком мыши можете сегментировать Ваших клиентов по различным признакам.

    • Поиск. Поиск по любому полю в таблице позволяет выбрать нужные компании из базы клиентов.

    • Отчеты. При построении отчетов Вы можете указать массу параметров, по которым будет осуществлена выборка клиентов. Во встроенном конструкторе отчетов Вы можете самостоятельно изменять набор параметров и условий.

  • Доступ. Благодаря эффективной схеме распределения прав доступа Вы можете легко распределять клиентов по Вашим менеджерам. Вы всегда можете сменить ответственного менеджера за клиента или за отдельно взятый заказ. При этом Вы можете легко управлять доступом и к связанным данным.

  • Электронная почта. Вся email переписка Ваших сотрудников попадает в единую базу CRM. Вы можете найти нужное письмо не только по заголовку, но и по содержанию письма. Письма автоматически привязываются к контактам и компаниям.

  • Email рассылка. Рассылка персонифицированных писем выполняется из раздела Рассылка. В этом разделе подготавливается список получателей, он может быть сформирован автоматически по заданным критериям или вручную. Рассылаемые письма могут содержать файлы в виде вложений.

  • Общение. В систему встроена возможность обмена внутренними сообщениями между пользователями. Этот механизм применим и для общения Ваших сотрудников с клиентами, если Вы используете функционал личного кабинета для Ваших клиентов.

  • Ведение дел. Все дела теперь можно вести в CRM системе. Если Вы запланировали дело заранее, система напомнит о нём в нужный момент. Дела — это звонки, встречи и другие работы.

  • Реквизиты. В CRM системе предусмотрена возможность добавления нескольких юридических лиц, от имени которых работают Ваши клиенты. Вы тоже можете использовать в своей деятельности несколько юридических лиц.

  • Важные даты. В Iris CRM ведется учет важных событий для Ваших клиентов. Вы не забудете поздравить клиента с днем рождения, днем основания компании клиента.

  • Подписка на изменения. Вы можете подписаться на изменения карточки клиента. Тогда система сообщит Вам, если кто-то изменил информацию на карточке клиента. История изменений сохраняется в системе.

  • Личный счет клиента. В системе есть понятие баланса клиента — разница между суммой, которую клиент оплатил Вам, и суммой, на которую Вы оказали ему услуги. Это кошелек клиента, который клиент может пополнить через личный кабинет CRM, если Вы дали ему туда доступ. Клиент может оплатить заказ с помощью этого кошелька любым удобным способом (поддерживается более 20 способов оплаты).

  • Бонусы. Вы можете начислять бонусы как Вашим сотрудникам, так и Вашим клиентам. Бонусы можно использовать в Вашей системе мотивации.

  • Импорт. Базу компаний и контактов можно импортировать в CRM систему из файлов Excel. Для этого мы встроили в Iris CRM функциональный и очень простой для понимания инструмент импорта данных.

  • История отношений. В системе Iris CRM аккумулируется вся история взаимодействия с клиентами. Вы всегда можете посмотреть, когда и какие заказы делал Ваш клиент, какие документы фигурировали, какие оплаты проходили, какие финансовые показатели относительно клиента Вы планировали и что получили в результате. К клиентам привязываются также все связанные дела, инциденты, почтовая переписка, файлы.

Управление продажами

Управление продажами начинается с раздела Заказы. При прохождении заказа Вы его переводите из одной стадии в другую. Все документы, переписка, дела, связанные с заказом, прикрепляются к заказу.

  • Стадии продаж. Процесс продажи (выполнения заказа) разбивается на стадии. Каждой стадии ставится в соответствие вероятность завершения сделки.

  • Планирование доходов. Исходя из планируемых показателей сделок и вероятности их завершения автоматически рассчитывается планируемая прибыль Вашей компании.

  • Фактическая прибыль. Сумма входящих и исходящих платежей, связанных с заказом, автоматически подсчитывается и выводится в карточке заказа.

  • Воронка продаж. Анализируется история стадий заказов, и по этим данным строится воронка продаж. Воронка продаж строится как по отдельному менеджеру, так и по компании в целом.

  • Оценка эффективности менеджеров. Iris CRM — отличный помощник для менеджеров. А информация, которую они вводят в систему в процессе выполнения заказа, анализируется и выводится в отчеты. Поэтому легко увидеть, кто лучше справляется со своими обязанностями, кто приносит больше прибыли компании.

  • Документооборот. В Iris CRM предусмотрена работа с коммерческими предложениями, счетами, договорами и другими документами, которые могут фигурировать в продажах. Их можно автоматически создавать из заказа щелчком мыши. Эти документы автоматически привязываются к заказу и к клиенту.

  • Прайс-листы. В разделе Продукты ведется информация о Ваших продуктах, услугах и о ценах на них. Определяя себестоимость продуктов и услуг, Вы упрощаете и уточняете финансовое планирование. Также в системе есть возможность хранить прайс-листы Ваших поставщиков, посредников.

  • Автоматическое вычисление остатков. При создании накладных автоматически подсчитываются остатки продукции на складе, ожидаемое количество продукции и зарезервированное количество.

  • Быстрое формирование заказа. Продукты и услуги добавляются в заказ как стандартным образом (через карточку), так и непосредственно через таблицу (подобно Excel). Это позволяет максимально упростить процесс формирования заказа. Сумма заказа вычисляется автоматически.

  • Скидки. При формировании заказа есть возможность указать скидку для каждого продукта/услуги. Цена продукта и заказа в целом будет рассчитана с учетом указанных скидок.

  • Печатные формы. К заказу может быть привязана печатная форма (или несколько печатных форм), поэтому заказ можно в удобном виде распечатать для клиента или отправить по электронной почте.

  • Подписка на изменения. Вы можете подписаться на изменения карточки заказа. Тогда система сообщит Вам, если кто-то изменил информацию на карточке заказа (например, перевел заказ в другую стадию). История изменений сохраняется в системе.

  • Доступ. Благодаря эффективной схеме распределения прав доступа Вы можете легко распределять заказы по Вашим менеджерам. Вы всегда можете сменить ответственного менеджера за заказ или за все заказы клиента.

  • Досье клиента. При выполнении каждого заказа у Вас есть возможность вести в Iris CRM в числовом виде информацию о преимуществах, которые получают Ваши клиенты благодаря сотрудничеству с Вами. Так называемое досье клиента. Это мощный инструмент сохранения существующих клиентов. Отправляйте раз в год Вашим клиентам такой отчет, чтобы они понимали, как выгодно с Вами сотрудничать.

  • Отработка возражений. Менеджеры могут обогащать опыт Вашей компании, придумывая эффективные отработки возражений клиентов и внося удобные ответы в CRM-систему. Кроме того, в Iris CRM для каждого продукта указываются его конкурентные преимущества. Это поможет Вашим менеджерам не забывать их и увереннее чувствовать себя при переговорах с клиентом.

  • История заказа. В CRM системе сохраняется вся история взаимодействия с клиентами в ходе выполнения заказа. Вы всегда можете посмотреть, когда и какие документы фигурировали, какие оплаты проходили, какая прибыль от заказа была запланирована и что получили в результате. К заказам привязываются также все связанные дела, инциденты, почтовая переписка, файлы.

  • Личный кабинет клиента. Если Вы предоставили Вашему клиенту доступ в личный кабинет, который уже встроен в Вашу CRM систему, то клиент самостоятельно может сформировать и оплатить заказ удобным ему способом (поддерживается более 20 способов оплаты). Общение с клиентом может происходить через личный кабинет.

  • Уведомление клиентов. Клиент может автоматически получать уведомления о таких событиях как формирование заказа, изменение стадии заказа, выставление счета, получении оплаты. Уведомления возможны как по электронной почте, так и по СМС.

Маркетинг

Отмечайте источники информации, благодаря которым клиенты узнали о Вашей компании, система автоматически рассчитывает эффективность маркетинговых мероприятий и рекламных площадок.

  • Мероприятия и площадки. Маркетинговые мероприятия — рекламные акции, участие в выставках, конференции и другие мероприятия, которые Вы проводите. Рекламные площадки — носители, на которых Вы размещаете Вашу рекламу и другую информацию о Вашей компании и Ваших маркетинговых мероприятиях.

  • Планирование показателей мероприятий. При создании нового маркетингового мероприятия или новой рекламной площадки, укажите планируемые показатели: даты, доходы, расходы. В дальнейшем будет полезно сравнить планируемые показатели с фактическими.

  • Оценка эффективности. Когда Вы заводите новых клиентов в системе, по возможности указывайте источник информации, благодаря которому клиент узнал о Вас. Система автоматически рассчитает эффективность маркетинговых мероприятий и рекламных площадок. Наиболее эффективным считается наиболее прибыльное мероприятие/площадка.

  • Анализ откликов. Количество компаний, обратившихся к Вам по различным каналам, подсчитывается. В отчетах Компании по мероприятиям и Компании по рекламным площадкам анализируется, сколько компаний откликнулось на Ваши маркетинговые действия.

Сервис

Дайте Вашей службе сервиса доступ в CRM систему. Благодаря этому Вы улучшите качество обслуживания Ваших клиентов и соберете статистику для улучшения Ваших продуктов и услуг.

  • Служба поддержки. Инциденты можно формировать из входящих писем. При ответе на письма по инциденту и при получении новых писем по инциденту, эта переписка автоматически привязывается к инциденту.

  • Работа с инцидентами. Оформляйте обращения клиентов (вопросы, претензии, сообщения о неполадках и т.п.) в виде инцидентов. В дальнейшем переводите инцидент в заказ, дело или замечание. Теперь ни одна претензия клиента не будет оставлена без внимания.

  • Решения. Раздел Инциденты работает в связке с разделом Решения. Накапливая стандартные ответы, Вы упрощаете работу Ваших сотрудников и ускоряете работу с клиентами. Обычно действует закон Парето, 80% вопросов повторяются. Ищите уже готовые решения по ключевым словам.

  • Уровни поддержки. Если инцидент не удается решить сходу, то он переводится на более высокий уровень поддержки. Таким образом, обращения эффективно распределяются по сотрудникам соответствующей квалификации.

  • Эффективность службы сервиса. В стандартную поставку Iris CRM включены отчеты для сбора статистики по инцидентам. Благодаря этой информации Вы оцените эффективность работы службы сервиса, собрав статистику по обработке инцидентов.

  • Определение узких мест. Заводя в системе инцидент, можно указать, к какому продукту он относится, к какому выпуску. Таким образом Вы выявите продукты, которые приносят больше всего проблем. Это может быть полезной информацией при принятии решений об усовершенствовании узлов устройства или смене поставщика.

  • Подписка на изменения. За решением важных инцидентов можно следить, подписавшись на изменения карточки инцидента. Тогда система сообщит Вам, если кто-то изменил информацию на карточке инцидента.

Документооборот

В системе предусмотрена возможность ведения первичной бухгалтерии. Счета, Договоры, Накладные и другие документы хранятся в системе. Для них уже есть готовые печатные формы, которые, при желании, можно и изменить.

  • Коммерческие предложения. В ходе выполнения заказа есть возможность подготовки нескольких версий коммерческих предложений. КП создаются автоматически из заказа (копируются параметры заказа и перечень продуктов). Из КП таким же образом создается договор или счет.

  • Счета. Из заказа создаются и счета, в которые таким же образом копируются параметры заказа и список продуктов. На экран выводится печатная форма счета, которую можно распечатать или отправить по электронной почте.

  • Договоры. Печатная форма договора также заполняется автоматически, в нее автоматически подставляются Ваши реквизиты и реквизиты клиента.

  • Накладные. Приходы и отгрузки оформляйте с помощью накладных.

  • Реквизиты. В CRM системе предусмотрена возможность добавления нескольких юридических лиц, от имени которых работают Ваши клиенты. Вы тоже можете использовать в своей деятельности несколько юридических лиц. Эти реквизиты автоматически подставляются в печатные формы документов.

  • Электронные деньги. Если Вы предоставили клиентам доступ в личный кабинет, который уже встроен в Вашу CRM систему, то выставленные счета клиент видит в кабинете и имеет возможность оплатить их любым удобным ему способом (возможна оплата более чем 20 способами).

  • Файлы. Любые текстовые документы, картинки, графики, скриншоты хранятся в системе, они привязываются к документам, заказам и другим объектам системы, упрощая поиск нужных файлов.

  • Связи документов. Все документы в CRM системе хранятся в связке с клиентом, заказом и другими документами, поэтому поиск нужного документа максимально прост.

  • Печатные формы. К документам привязаны печатные формы, поэтому документы в стандартной форме можно выводить на печать или отправить по электронной почте.

Управление проектами

Управление проектами, в отличии от управления продажами — это ведение Ваших внутрикорпоративных работ по разработке продуктов и улучшению качества предоставляемых услуг.

  • Информация о выпусках продуктов. Если Вы разрабатываете продукты, то для Вас предусмотрена возможность вести версии Ваших продуктов в системе. Для их учета в Iris CRM служит раздел Выпуски. В этом разделе планируются выпуски, контролируется процесс их реализации.

  • Тестирование выпусков. Если Вы проверяете работоспособность Ваших продуктов, то для учета замечаний, которые возникают при проверке продуктов, используйте раздел Замечания. В нем подробно описываются ошибки, указываются параметры ошибок.

  • Проверка работ по заказам. Аналогично отмечаются замечания, выявленные в ходе контроля и проверки выполнения заказов.

  • Исправление замечаний. Замечание может находится в различных состояниях. В системе указывается, кто обнаружил ошибку, кто ее исправил и кто проверил работоспособность после исправления.

Аналитика

В систему встроен конструктор отчетов. Он прост для понимания и имеет широкие функциональные возможности. В стандартную поставку системы включено более 50 полезных аналитических отчетов.

  • Табличная информация. Результаты отчетов могут быть представлены в табличном виде.

  • Графики. Отчет может выводить информацию и в графическом виде, поддерживаются графики различных типов.

  • Итоги. В отчетах есть возможность выводить строку с итогами (сумма, количество минимум, максимум, среднее значение).

  • Объединение графиков. На одном графике могут быть отображены значения нескольких колонок из отчета. Это удобно, например, для визуального сравнения планируемых и фактических показателей.

  • Сортировка и группировка. Данные в отчете могут быть отсортированы и сгруппированы по любому полю.

  • Фильтры. Перед просмотром отчета Вам обычно предлагается окно с фильтрами, куда можно внести ограничения на выборку данных для отчета. Благодаря этому каждый отчет эквивалентен сразу множеству отчетов.

  • Доступ. Доступ пользователей к отчетам настраивается.

  • Простота использования. Не надо быть программистом, чтобы самостоятельно создать новый отчет, нет необходимости изучения структуры базы данных, большая часть информация извлекается из системы интуитивно понятным образом.

Вход для клиентов

В систему встроен личный кабинет для Ваших клиентов. Если Вы предоставите доступ клиентам в личный кабинет Вашей CRM системы, то они смогут самостоятельно формировать заказы, оплачивать счета удобным способом.

  • Отдельная страница входа. Клиенты входят в личный кабинет через отдельную страницу, ее дизайн можно изменить под Ваш корпоративный стиль. Дизайн самого личного кабинета тоже при необходимости меняется.

  • Создание заказов. Клиенты, зайдя в личный кабинет, имеют возможность самостоятельно сформировать заказ. Заказ автоматически назначается ответственному за клиента менеджеру.

  • Общение по заказу. Детали заказа клиент может уточнить с помощью внутренней системы обмена сообщениями. К заказу клиент при необходимости прикрепляет файлы, например, документацию, чертежи, рисунки.

  • Счета. Счета, которые Вы выставляете клиенту для оплаты, видны клиенту. Он их может оплатить через личный кабинет любым удобным способом, для него доступно более 20 способов оплаты.

  • Платежи. Платежи, которые выполняет клиент, становятся видны ему в личном кабинете. Всю историю операций клиент также видит в личном кабинете.

  • Личный кошелек. У клиента в системе имеется личный кошелек. Клиент имеет возможность производить оплаты с этого кошелька. Пополнить баланс кошелька клиент может заблаговременно, перечислив удобным способом необходимую сумму на Ваш счет. В дальнейшем он может оплачивать Ваши товары и услуги за счет списания суммы с баланса. Вы имеете возможность делать клиенту подарки, пополняя ему баланс.

  • Профиль. Клиент имеет возможность самостоятельно изменить информацию о себе в настройках профиля. Также для изменений доступны параметры получения рассылок и смена пароля.

  • Поддержка всех браузеров. Система корректно работает во всех основных веб браузерах (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari, Internet Explorer). Поэтому Ваши клиенты беспрепятственно могут пользоваться личным кабинетом.

  • Ограничение доступа. Вы можете сами указать, какой функционал будет доступен клиентам. При желании, Вы можете открыть дополнительный функционал, который будет доступен клиентам.

  • Вход для партнёров. Аналогичным образом предоставляется доступ в систему и другим заинтересованным сторонам. CRM системой могут пользоваться не только Вы и Ваши клиенты но и партнеры, поставщики и другие организации, которым Вы предоставите доступ.

Возможности выполнения настроек

В CRM системе многие настройки выполняются непосредственно из интерфейса системы под учетной записью администратора. Другие настройки выполняются путем редактирования XML файлов. Для программирования логики оставлена возможность редактирования скриптов клиентской и серверной части.

  • Документация. Система подробно документирована. Имеется подробная документация не только для пользователей CRM системы, но и для разработчиков. Документация снабжена практическими примерами.

  • Простота выполнения настроек. Значительная часть настроек выполняется из интерфейса системы. Из интерфейса системы редактируются значения справочников, создаются аналитические отчеты, добавляются новые поля в базу, создаются новые пользователи, настраиваются почтовые аккаунты, выполняются настройки прав доступа, добавляются печатные формы, выполняется импорт из Excel.

  • Стандартные веб технологии. Исходный код системы написан с использованием стандартных веб технологий, серверная часть конфигурации написана на языке PHP. Благодаря этому не надо быть узкоспециализированным специалистом, чтобы выполнять тонкие настройки системы, например, перепрограммировать логику частей системы. Это позволяет Вам существенно экономить при масштабном внедрении CRM системы.

  • Настройки в XML. Интерфейс системы описывается в формате XML. В XML описывается меню, таблицы, карточки, вкладки, фильтры. Это тоже позволяет существенно упростить и ускорить внедрение. Используемый формат XML полностью описан в API.

  • Внешний вид. Оформление интерфейса системы настраивается с помощью CSS стилей, аналогично оформлению веб сайтов. Добавление Вашего логотипа и изменение цветового оформления — задача простая.

  • Мы Вам поможем! Если у Вас нет ресурсов для выполнения внедрения, обращайтесь к нам, мы выполняем полный комплекс работ по внедрению CRM, от проведения бизнес-анализа и формулирования технического задания до выполнения настроек, обучения Ваших сотрудников и их поддержки в ходе эксплуатации CRM системы.

Навигация